Регламент служебных командировок
Владелец: финансовый директор (CFO)
Пересмотр: ежегодно
Дата вступления в силу: 25.11.2025
Применяется к: всем сотрудникам компании (штат, срочные договоры, совместители, стажеры).
Валюта и язык: рубль РФ, русский.
Загранкомандировки регулируются отдельными пунктами настоящего регламента.
---
## 1. Роли и ответственность
- Сотрудник — инициирует, планирует и исполняет командировку, соблюдает регламент и отчетность.
- Непосредственный руководитель — утверждает цель, план и бюджет в пределах лимитов.
- Финансовый директор (CFO) — дополнительное согласование при превышении лимитов/нетиповых случаях.
- Бухгалтерия/финансовый блок — администрирует бронирования, оформляет авансы/компенсации, принимает отчеты, ведет учет.
- Единый e‑mail для авансовых отчетов и документов: [e.proshina@parts-planet.ru](mailto:e.proshina@parts-planet.ru)
---
## 2. Планирование и согласование
- Заявка подается по email на адрес businesstrip@parts-planet.ru
- Сроки подачи заявки:
- Обычные командировки — не позднее 7 рабочих дней до выезда.
- Срочные — не менее чем за 24 часа до выезда (пометка «Срочно»).
- Заявка должна содержать: цель, места, даты и точное время выезда/возвращения, ориентировочный бюджет (транспорт/проживание/прочее), источник финансирования (проект/подразделение), необходимость аванса/страховки.
- Дополнительное согласование CFO требуется при бюджете > 50 000 ₽ на поездку.
- Отмена/изменения:
- По служебной необходимости — расходы покрывает компания.
- По личным причинам — расходы (штрафы/сборы/удорожание) покрывает сотрудник.
- Приказ о направлении в командировку оформляется до выезда на основании согласованной заявки (ТК РФ ст. 166–168).
---
## 3. Покрываемые расходы
- Транспорт: авиабилеты, железнодорожные билеты, междугородние автобусы.
- Проживание: отели/апартаменты в пределах лимитов.
- Суточные:
- По РФ — 700 ₽/день.
- Загран — 2 500 ₽/день.
- Начисляются за каждый календарный день командировки, включая дни выезда и возвращения.
- Выплаты сверх установленных норм облагаются НДФЛ в соответствии с НК РФ.
- Такси: в городе отправления и в городе командировки (условия — см. раздел 6).
- Каршеринг: Яндекс Драйв, Сити Драйв, БелкаКар (см. раздел 6).
- Личный автомобиль: по согласованию (см. раздел 6).
- Представительские: по умолчанию до 3 000 ₽ на человека; допускается компенсация алкоголя при служебной необходимости (см. раздел 8).
- Иные расходы: по предварительному согласованию с руководителем/CFO (например, визовые сборы, связь, платные дороги, городские сборы, материалы/оборудование на месте).
---
## 4. Инструменты и оплата
- Бронирования: b2b.aviasales.ru (корпоративный кабинет). При отсутствии учетной записи — запрос в финблок. После оформления брони направьте номер заказа руководителю и в бухгалтерию; билеты/бронирования выписываются после согласования.
- Покупка за свои: допустима при невозможности оформить через b2b.aviasales.ru. Лимит одной операции — до 30 000 ₽. Возмещение по билетам/чекам и выписке по карте.
- Корпоративных карт/кошельков нет.
- Срок возмещения: до 10 рабочих дней после принятия авансового отчета.
- Валюта (загран): пересчет по курсу ЦБ РФ на дату совершения операция; подтвержденные банковские комиссии компенсируются.
---
## 5. Авансы
- Суточные выплачиваются авансом до выезда.
- Аванс на хозяйственные расходы (если предвидятся затраты, которые нельзя оплатить заранее) выдается не позднее 2 рабочих дней до выезда.
- Закрытие аванса: в течение 3 рабочих дней после возвращения. Остаток вернуть на расчетный счет компании в течение 3 рабочих дней.
- Способ выплаты: перечисление на зарплатную карту сотрудника.
---
## 6. Транспорт
### Авиаперелеты
- Класс: эконом по умолчанию; бизнес — только по предварительному одобрению CFO/CEO.
- Маршрут: предпочтение прямым рейсам. Пересадки допустимы при экономии ≥ 20% и увеличении времени пути ≤ 4 часов.
- Тарифы: «лучшая разумная цена»; гибкие/возвратные тарифы специально не требуются, если не согласовано иначе.
- Багаж: при поездках более 1 ночи допускается 1 место зарегистрированного багажа. Выбор места/приоритет — при производственной необходимости.
- Лоукостеры: допускаются при соблюдении требований к первичным документам (учитывайте платность багажа/посадки).
### Железная дорога
- Днем: сидячие вагоны/«Сапсан» «Стандарт».
- Ночью: купе. СВ — по согласованию с руководителем.
- Электронная регистрация приветствуется.
### Такси
- Класс: Эконом/Комфорт днем; в ночное время (22:00–06:00) и/или с габаритным багажом — Комфорт.
- Сервисы: корпоративный аккаунт Яндекс Go; при отсутствии — компенсация по чекам.
- Покрывается: дом/офис — аэропорт/вокзал; поездки по рабочим задачам в городе командировки.
- Необоснованные отклонения маршрута/удорожания не компенсируются.
### Каршеринг
- Разрешенные сервисы: Яндекс Драйв, Сити Драйв, БелкаКар (подключение к корпоративным аккаунтам — по запросу в финблок).
- Требования: стаж вождения ≥ 2 лет; соблюдение правил сервиса.
- Компенсируется: тариф, топливо, платные дороги, парковки при служебной необходимости — по чекам/квитанциям.
- Не компенсируется: штрафы, эвакуация, уборка/мойка за нарушения; ущерб/франшиза — за счет сотрудника.
### Личный автомобиль
- Допускается при предварительном согласовании маршрута и экономической целесообразности (сравнение с альтернативами).
- Компенсация:
- По согласованию — фактическое топливо по чекам + платные дороги/парковка.
- Документы: маршрут (скрин/распечатка), фото одометра до начала поездки и после завершения; чеки АЗС/платных дорог/парковок.
- Требования к авто: ОСАГО обязательно, КАСКО желательно. ДТП/штрафы — ответственность сотрудника.
### Аренда авто
- Допускается при отсутствии удобной альтернативы.
- Класс — компакт/средний; страховка с нулевой франшизой обязательна.
- Топливо — по чекам. Штрафы/повреждения — не компенсируются.
---
## 7. Проживание
- Лимиты за ночь (с учетом налогов; депозиты не включены):
- Москва/Санкт‑Петербург — до 8 000 ₽
- Города‑миллионники — до 6 000 ₽
- Прочие города РФ — до 5 000 ₽
- Класс: 3–4 звезды, номер «стандарт».
- Апартаменты/квартиры: допускаются при наличии корректных кассовых документов (54‑ФЗ) или договора.
- Завтрак: по возможности включен. Курортные/city‑сборы — компенсируются.
- Ранний заезд/поздний выезд: допускаются при производственной необходимости, с одобрением руководителя.
- Не компенсируется: мини‑бар, платное ТВ, развлекательные услуги.
---
## 8. Представительские и прочие расходы
- Представительские: по умолчанию до 3 000 ₽ на человека; требуется предварительное согласование с руководителем. Обязательно указать цель встречи и список участников (ФИО, компания, должность).
- Алкоголь: допускается к компенсации при служебной необходимости и в разумных пределах в составе представительских расходов.
- Подарки/сувениры клиентам: до 2 000 ₽ на человека — по предварительному согласованию.
- Связь/интернет: РФ — до 1 500 ₽/неделю; загран — до 4 000 ₽/неделю (роуминг/eSIM/локальные SIM) — по согласованию с руководителем.
- Доп. багаж/выбор места/приоритетная посадка: компенсируются при производственной необходимости (оборудование, длительные перелеты и т.п.).
---
## 9. Документы и отчетность
- Срок: авансовый отчет и комплект документов — в течение 3 рабочих дней после возвращения.
- Формат: оригиналы документов документов и кассовых чеков (54‑ФЗ), в бумажном или электронном виде (не скан, имеются ввиду исходно электронные документы).
- Обязательный комплект:
- Приказ о командировке (копия/номер и дата), оформляется отделом кадров. Не выдается на руки сотруднику.
- Перелеты: электронные билеты + посадочные талоны (электронные допускаются). При отсутствии — справка авиакомпании о перелете.
- Поезда/автобусы: электронные билеты/квитанции.
- Проживание: кассовый чек/БСО/счет‑квитанция с реквизитами.
- Такси/каршеринг/парковки/платные дороги/топливо: электронные чеки/квитанции из приложений/терминалов.
- Представительские: чек + отчет (цель встречи, список участников).
- Служебные записки, шаблоны в приложении.
- Канал сдачи: направить документы на [e.proshina@parts-planet.ru](mailto:e.proshina@parts-planet.ru) с темой «Авансовый отчет — ФИО — Город — Даты».
- Возврат неистраченного аванса: в течение 3 рабочих дней на расчетный счет компании. При просрочке компания вправе произвести удержание из заработной платы в пределах, допускаемых ТК РФ.
---
## 10. Безопасность и медицина
- РФ: медицинское обслуживание по ОМС. При повышенных рисках — возможна дополнительная страховка НС по согласованию.
- Загранкомандировки: тревел‑страховка (медицинская + НС) обязательна на весь срок поездки; стоимость полиса компенсируется.
- Экстренная связь: 112 (госслужбы). Уведомите руководителя и бухгалтерию по e‑mail при первой возможности.
- Сотрудник обязан информировать руководителя о маршруте/расписании и соблюдать локальные требования безопасности.
- Обработка персональных данных регулируется отдельным внутренним документом.
---
## 11. Регионы РФ с повышенными рисками
Командировки в регионы ниже требуют отдельного одобрения CFO/CEO:
- Республика Дагестан
- Чеченская Республика
- Республика Ингушетия
- Кабардино‑Балкарская Республика
- Карачаево‑Черкесская Республика
- Белгородская область
- Курская область
- Брянская область
- Республика Крым
- г. Севастополь
- Отдельные приграничные районы Ростовской области
---
## 12. Учет рабочего времени и оплата
- Время в пути в рамках рабочего дня засчитывается как рабочее.
- Работа/перемещения в выходные компенсируются отгулом/доплатой по ТК РФ по предварительному согласованию.
- Суточные выплачиваются независимо от оплаты труда.
---
## 13. Возвраты, обмены, no‑show
- Возвраты/изменения оформляются через тот же канал, где приобретен билет/бронь.
- По служебным причинам — штрафы/сборы покрывает компания; по личным — сотрудник.
- No‑show по вине сотрудника — расходы не компенсируются.
---
## 14. Исключения и эскалации
- Любые отклонения от регламента требуют предварительного письменного согласования руководителя и/или CFO/CEO (r.stepanova@parts-planet.ru).
- Сроки реагирования:
- Согласование командировки — 1 рабочий день.
- Выплата аванса — 2 рабочих дня после подачи заявки/приказа и подтверждающих документов.
---
## 15. Используемые сервисы
- Разрешенные: b2b.aviasales.ru; Яндекс Go (такси); Яндекс Драйв, Сити Драйв, БелкаКар (каршеринг).
- Не использовать: Citymobil, Делимобиль.
---
## 16. Ответственность
- Несоблюдение сроков/правил отчетности может повлечь отказ в компенсации и дисциплинарные меры.
- Предоставление недостоверных документов недопустимо и влечет ответственность в соответствии с трудовым и иным применимым законодательством.
---
## Приложение А. Шаблон заявки на командировку (e‑mail)
```
Тема: Командировка — ФИО — Город(а) — Даты
Цель:
Маршрут/локации:
Даты и точное время выезда/возвращения:
Задачи/встречи:
Ориентировочный бюджет (транспорт/проживание/прочее):
Необходимость аванса: суточные (да/нет), прочие расходы (сумма/вид)
Источник финансирования (проект/подразделение):
Особые условия (багаж/каршеринг/личный авто/страховка):
Согласование превышения лимитов (если применимо): да/нет
```
## Приложение Б. Шаблон письма с авансовым отчетом
```
Тема: Авансовый отчет — ФИО — Город — Даты
1) Приказ о командировке — №, дата (файл)
2) Отчет по расходам — сумма, детализация (файл/текст)
3) Перелеты — e‑билеты + посадочные талоны (электронные)
4) Проживание — чек/БСО
5) Такси/каршеринг/парковка/платные дороги/топливо — чеки
6) Представительские — чек + цель и список участников
7) Возврат остатка аванса (если есть) — сумма/дата платежа
Комментарий: (особенности, если есть)
```